Prima di creare un’attività di trattamento nella directory, è necessario impostare e preparare importanti dati anagrafici come le categorie dati, la provenienza dei dati, i periodi di conservazione, le categorie di sistema, le categorie di destinatari, ecc. (vedi articoli da 4 a 11 del GDPR). Per fare ciò, accedere alla sezione di navigazione “Categories” e selezionare la categoria che si desidera modificare.

Nelle rispettive categorie si ottiene una panoramica con i gruppi di dati più frequentemente utilizzati.

Selezionare uno di questi gruppi di dati o creare un nuovo gruppo di dati utilizzando lo strumento 'NEW' nella barra degli strumenti in alto a destra. Durante la lavorazione della categoria di dati, è possibile utilizzare lo strumento 'TEMPLATES' per selezionare una serie di modelli nella panoramica a destra. Descrivete in maniera precisa quanto selezionato e salvatelo con il simbolo 'ADD'. .

Con lo strumento 'PUBLISH' , le voci create possono essere trasformate in modelli a disposizione per altre aziende (funzione di comunità).

Continuare allo stesso modo e creare tutte le altre voci richieste nelle categorie. Se un modello non esiste, crearlo come 'NEW'.

Attenzione: si prega di controllare sotto la voce “Periodi di conservazione” se sono presenti tutti i periodi di conservazione e di archiviazione necessari. In Austria Akarion fornisce un certo numero di periodi di conservazione e archiviazione. In altri paesi, purtroppo ciò è possibile solo in misura limitata, dato che gli altri paesi europei non li forniscono insieme. Si prega di contattare il proprio consulente per la protezione dei dati o il responsabile della protezione dati, il proprio studio legale o la propria Camera di Commercio a tal riguardo.

Dipartimenti
Nella categoria “Departments”, creare i dipartimenti della propria organizzazione. Gli esempi sono già salvati: contabilità finanziaria, marketing, distribuzione, ufficio legale, risorse umane, ecc.). Se non si dispone di un tale dipartimento, potrebbe avere senso un dipartimento fittizio “Protezione dei dati”. Eliminare tutti i dipartimentii che non occorrono (modelli forniti da Akarion). Una descrizione dettagliata dell'inserimento dei dipartimenti è disponibile alla sezione In pratica: lavorare con NiōBase