Recapiti

Nella sezione di navigazione “Operative”, sotto la voce “Contacts”, creare tutte le persone di tali organizzazioni e degli incaricati del trattamento dati che agiscono come ausiliari o che sono persone di riferimento negli enti pubblici (vedi art. 4, art. 30 del GDPR). Creare anche tutti i dipendenti e le dipendenti dell’organizzazione che in seguito avranno accesso al sistema come utenti (leggere le indicazioni a riguardo per la configurazione del browser o della stazione di lavoro).

Utenti

Creare ora tutti gli utenti (user) che lavoreranno sul sistema. Utilizzare esclusivamente indirizzi e-mail aziendali (non utilizzare indirizzi privati!). Impostare la lingua desiderata e le autorizzazioni nel sistema. Cliccare su AGGIUNGI UTENTE. Il nuovo utente riceverà una e-mail in cui si chiede di impostare la propria password. Da questo momento il nuovo utente ha accesso al sistema.

Quando si imposta la lingua desiderata e le autorizzazioni nel sistema, si prega di notare le nostre Note relative alla configurazione del browser e della workstation.

Organizzazioni

Successivamente, sotto la voce di menu “Organizations” nella sezione di navigazione “Operative”, creare tutte le società o le organizzazioni (incaricato del trattamento dati, destinatario dei dati, fornitore dei dati, produttore di sistemi, autorità garanti della protezione dei dati). Assegnare una categoria a tali organizzazioni. Utilizzare i modelli forniti da NiōBase. Forniamo una varietà di organizzazioni e di società (agenzie governative, fornitori di servizi in ambito IT, ecc.). Ciò consente di risparmiare molto tempo in fase di registrazione.

Sotto la voce 'Contacts', possono essere assegnate alle organizzazioni le persone create in precedenza.

Categorie di sistema

Nella categoria “System Categories”, nelle impostazioni di sistema nella sezione di navigazione “Amministratore”, creare le categorie di sistema dei propri sistemi in cui archiviare o trattare i propri dati personali (ERP, CRM, HR, altri ...). Gli esempi sono già depositati: Software per la protezione dati, software finanziario, software CRM, ecc.). Eliminare i sistemi che non occorrono (modello Akarion).