Il presente manuale offre una rapida introduzione al software di gestione del trattamento dei dati (DSMS)1 NiōBase. Si tratta di un prodotto Software-as-a-Service (SaaS) ed è disponibile nelle versioni Essential, Professional, Enterprise e Ultimate2 esclusivamente come un prodotto software basato su cloud online. Il funzionamento, la manutenzione e l’ulteriore sviluppo sono eseguiti da Akarion e messi a disposizione del cliente sotto forma di aggiornamenti forniti ad intervalli regolari.

L’applicazione è scalabile in base a tutte le dimensioni aziendali (in verticale) e secondo i requisiti di conformità con il GDPR (in orizzontale). NiōBase è multiutente e multilingue. Pertanto, la soluzione DSMS garantisce servizi preziosi per le aziende e per le organizzazioni internazionali.

Per ottenere l’adeguamento completo al GDPR, c’è la possibilità di connettersi ai sistemi aziendali esistenti. Le operazioni (eventi: Crea, Attualizza, Elimina, Trasferisci, Richiedi) che derivano dal trattamento di dati personali in CRM, ERP, HR, commercio elettronico o altri sistemi sono accessibili mediante connettori e/o interfacce (API REST); possono in seguito essere archiviate su una blockchain a prova di manomissione, utile anche in caso di verifiche o di audit; possono anche essere integrati sistemi di gestione già esistenti dei documenti, dei processi e dei ticket3. Con la connessione dei sistemi si ottiene un elevato livello di automazione nell’attuazione della normativa europea in materia di protezione dei dati.

La soluzione DSMS di NiōBase è costituita da due parti: il prodotto completo ed efficiente NiōBase per aziende e organizzazioni e l’applicazione web NiōTrace di facile utilizzo con cui gli utenti finali possono recuperare in qualsiasi momento i dati e le informazioni più importanti ai sensi dell’articolo 15 del GDPR .

NiōBase viene fornito in vari modelli e con diverse impostazioni, così come si presentano nelle organizzazioni per l’implementazione dei requisiti richiesti dal GDPR. Essi includono le attività di trattamento standard per la “Directory delle attività di trattamento” (VdV), le misure tecniche e organizzative, i modelli di processo, di documenti e di report per la corrispondenza con gli interessati e, se necessario, con le autorità.

Tutti i modelli devono essere adattati e adeguati alle esigenze specifiche da perte di un responsabile aziendale (per esempio, il coordinatore della protezione dei dati, il responsabile della protezione dei dati oppure un consulente esterno).

Akarion garantisce in modo esclusivo il funzionamento sicuro e corretto della soluzione. In nessun caso Akarion sarà ritenuta responsabile per contenuti incompleti o erronei che sono stati creati e/o modificati nell’ambito dell’utilizzo del software.

Il capitolo successivo descrive la procedura di registrazione per la configurazione dell’account per la prima volta e per l'accesso al sistema. Se questo passaggio è stato già completato da qualcuno o dall’amministratore, si può passare direttamente al sezione avvio rapido di NiōBase. Se sono già stati completati tutti i passaggi descritti nei seziona Sign-Up e avvio rapido di NiōBase e si vogliono configurare uno o più Account, continuare con il sezione funzioni speciali NiōBase.

1 Cfr. art. 24, comma 1 del GDPR, è richiesta l’implementazione di un sistema di gestione della protezione dei dati per identificare ed evitare i rischi derivanti dalla responsabilità.

2 Per le grandi aziende e per applicazioni speciali, Akarion offre la versione Ultimate, che può anche essere utilizzata come soluzione “on-premise”.

3 Vedi: https://akarion.com/it/connessioni/