Bevor Sie eine Verarbeitungstätigkeit im Verzeichnis anlegen, sollten Sie wichtige Stammdaten wie Datenkategorien, Datenherkünfte, Speicherfristen, System­kategorien, Empfängerkategorien usw. pflegen und vorbereiten (vgl. Art. 4 bis Art. 11 DSGVO). Navigieren Sie hierzu in den Navigationsabschnitt „Categories“ und wählen sie jene Kategorie aus, die Sie bearbeiten möchten.

In den jeweiligen Kategorien erhalten Sie eine Übersicht mit den am häufigsten verwendeten Datensätzen.

Wählen Sie einen dieser Datensätze aus oder legen Sie mit dem Werkzeug 'Neu' in der Tool Bar rechts oben, einen neuen Datensatz an. Während der Bearbeitung der Datenkategorie können Sie über das Werkzeug 'Vorlagen' aus einer Reihe von Vorlagen in der rechten Übersicht wählen. Beschreiben Sie Ihre Auswahl genauer und speichern Sie diese anschließend mit dem Symbol 'Speichern' .

Mit dem Werkzeug 'Veröffentlichen' können Sie die von Ihnen erstellen Einträge als Vorlagen anderen Unternehmen zur Verfügung stellen (Community Funktion).

Fahren Sie in derselben Weise fort und legen Sie alle weiteren benötigten Einträge in den Kategorien an. Falls eine Vorlage nicht vorhanden sein sollte, legen Sie diese als 'Neu' an.

Achtung: Bitte prüfen Sie unter den „Speicherfristen“, ob Sie alle benötigten Aufbewahrungs- und Speicherfristen vorfinden. Für Österreich liefert Akarion eine Reihe von Aufbewahrungs- und Speicherfristen mit. Für andere Länder ist dies leider nur eingeschränkt möglich, da andere europäischen Länder diese nicht gesammelt zur Verfügung stellen. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Daten­schutz­berater oder -beauftragten, an Ihre Rechts­anwalts­kanzlei oder Kammer.

Abteilungen
Legen Sie unter der Kategorie „Abteilungen“ die Abteilungen Ihrer Organisation an. Beispiele hierfür sind bereits hinterlegt: Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, Rechtsabteilung, Personalabteilung etc. Falls Sie über keine derartige Abteilung verfügen, könnte eine fiktive Abteilung „Datenschutz“ Sinn machen. Löschen Sie all jene Abteilungen, die Sie nicht benötigen (Vorlagen von Akarion). Eine detaillierte Beschreibung der Anlage von Abteilungen finden Sie im Abschnitt Praxis: Arbeiten mit NiōBase.