Kontaktpersonen

Legen Sie im Navigationsabschnitt „Management“ unter „Kontaktpersonen“ alle Personen jener Organisationen und Auftrags­verarbeiter an, die für Sie als Erfüllungs­gehilfen tätig bzw. Kontakt­personen von Behörden sind (vgl. Art. 4, Art. 30 DSGVO). Legen Sie auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Ihrer Organisation an, die später als User Zugriff zum System haben sollen (beachten Sie bitte unsere Hinweise bzgl. Browser- bzw. Arbeitsplatzkonfiguration).

Benutzer

Legen Sie nun alle Benutzer (User) an, die mit dem System arbeiten werden. Verwenden Sie ausschließlich Business-E-Mail-Adressen (keine privaten Adressen!). Stellen Sie die gewünschte Sprache und Berechtigungen im System ein. Klicken Sie auf 'Hinzufügen'. Der neue Benutzer erhält nun eine E-Mail mit der Aufforderung sein eigenes Passwort zu setzen. Ab diesen Zeitpunkt hat der neue Benutzer Zugang zum System.

Beachten Sie bitte beim Einstellen der gewünschten Sprache und Berechtigungen im System unsere Hinweise bzgl. Browser- bzw. Arbeitsplatzkonfiguration.

Organisationen

Legen Sie in weiterer Folge unter dem Menüpunkt „Organisationen“ im Navigationsabschnitt „Management“ alle Unternehmen bzw. Organisationen an (Auftragsverarbeiter, Datenempfänger, Datenlieferanten, Hersteller von Systemen, Datenschutzbehörden). Weisen Sie diesen Organisationen einen Typ zu. Nutzen Sie die TEMPLATES von NiōBase. Wir liefern eine Vielzahl von Organisationen und Unternehmen (Behörden, IT-Dienstleister, etc.) mit. Dadurch sparen Sie sich viel Zeit, da die aufwendigen Eingaben erheblich reduziert werden können.

Unter 'Kontaktpersonen' können die zuvor angelegten Personen nun den Organisationen zugeordnet werden.

Systemkategorien

Legen Sie unter der Kategorie „System Categories“ bei den System­einstellungen im Navigations­abschnitt „Admin“ die Systemkategorien Ihrer Systeme an, in denen Sie die personen­bezogenen Daten speichern bzw. verarbeiten (ERP, CRM, HR, andere…). Beispiele hierfür sind bereits hinterlegt: Datenschutzsoftware, Finanzsoftware, CRM Software etc.). Löschen Sie jene Systeme, die Sie nicht benötigen (Vorlage NiōBase).