Das vorliegende Handbuch ermöglicht Ihnen einen schnellen Einstieg in das Datenschutz-­Management­system (DSMS)1 NiōBase. Es handelt sich dabei um ein Software-as-a-Service (SaaS) Produkt und wird in Form der Editionen Essentials, Professional, Enterprise und Ultimate2 ausschließlich als Cloud-basiertes Softwareprodukt online zur Verfügung gestellt. Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung werden von Akarion durchgeführt und den Kunden in Form von Updates in regelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt.

Die Anwendung ist auf alle Unternehmensgrößen (vertikal) und DSGVO Compliance Anforderungen (horizontal) skalierbar. NiōBase ist mandantenfähig und multilingual. Damit leistet die DSMS-Lösung für international tätige Unternehmen und Organisationen wertvolle Dienste.

Zur Erreichung einer vollständigen DSGVO-Compliance haben Sie optional die Möglichkeit, bestehende Systeme Ihrer IT-Landschaft anzubinden. Die Vorgänge (Ereignisse) Create, Update, Delete, Transfer, Request, die bei der Bearbeitung von Personendaten in CRM-, ERP-, HR-, E-Commerce oder anderen Systemen entstehen, können über Konnektoren und/oder Schnittstellen (REST-API) erfasst und durch Speicherung auf eine Blockchain zu einer manipulationssicheren Nachweisführung im Rahmen von Prüfungen oder Audits genutzt werden. Durch die Anbindung lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad bei der Umsetzung des EU-Datenschutzrechts erreichen. Darüber hinaus können vorhandene Dokumenten-, Prozess- und Ticket­management-Systeme integriert werden3.

Die DSMS Lösung von Akarion besteht aus dem umfangreichen und leistungsfähigen Produkt für Unternehmen und Organisationen NiōBase. Mit NiōBase, der einfachen und übersichtlich zu bedienenden Web-App für Endbenutzer, können Betroffene jederzeit die wichtigsten Daten und Informationen gemäß Art. 15 DSGVO abrufen.

NiōBase wird mit diversen Vorlagen und Einstellungen, wie sie in Organisationen für die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen vorkommen, ausgeliefert. Dazu gehören Standard Verarbeitungstätigkeiten für das „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ (VdV), technische und organisatorische Maßnahmen sowie Prozess-, Dokument- und Berichtsvorlagen für die Korrespondenz mit den Betroffen und gegebenenfalls Behörden.

Alle Vorlagen müssen von einem Verantwortlichen im Unternehmen (z.B. Datenschutz­koordinator, Datenschutz­beauftragter oder externer Berater) auf die spezifischen Bedürfnisse angepasst und abgestimmt werden.

Akarion garantiert ausschließlich für den sicheren und einwand­freien Betrieb der Lösung. Auf keinen Fall haftet Akarion für unvollständige oder inkorrekte Inhalte, die im Rahmen der Software-Nutzung erstellt und/oder bearbeitet werden.

Im nächsten Abschnitt wird der Sign-Up Prozess für die erstmalige Einrichtung Ihres Accounts und die Anmeldung an das System beschrieben. Falls Sie oder Ihr Administrator diesen Schritt bereits durchgeführt haben sollten, können Sie direkt mit dem Schnelleinstieg in NiōBase fortfahren. Falls Sie alle Schritte des Sign-Up's und des Schnelleinstiegs in NiōBase schon durchgeführt haben und einen oder mehrere Mandanten einrichten möchten, fahren Sie mit Abschnitt Sonderfunktionen NiōBase fort.

1 Vgl. nach Art. 24, Abs. 1 DSGVO, ist die Implementierung eines Datenschutz-Managementsystems zur Nachweisführung und Vermeidung von Haftungsrisiken vorgeschrieben.

2 Für Großunternehmen und spezielle Anforderungen bietet Akarion die Edition Ultimate an, die auch als „on-premise“ Lösung eingesetzt werden kann.

3 Vgl. hierzu: https://akarion.com/de/anbindungen/